Ihre Vorteile

Individuelle Vertragsgestaltung

Fachkundige Beratung

Verbessertes Image nach außen

Bei Bedarf sofort verfügbar

Vermeidung von Bußgeldern

   

Fakten in der Übersicht

Bei vollständigem Outsourcing

Datenübermittlung an Dritte

Erfordert Einwilligung

Pflicht für alle (!) Unternehmen

Keine konrekten Formalien

Individuelle Vertragsgestaltung

Bei Fehlern drohen Bußgelder

Erfordert Fachkunde

 

Funktionsübertragung - Beratung und Verträge

Funktionsübertragung - Beratung und VerträgeIm modernen Wirtschaftsleben mit dem häufigen Wunsch nach einem Outsourcing kompletter Unternehmensbereiche ist die reine Auftragsdatenverarbeitung durch externe Dienstleister nicht immer eine ausreichende Wahl. Im Rahmen einer Funktionsübertragung räumt die Geschäftsleitung anderen Unternehmen und Dienstleistern umfassende Rechte im Umgang mit den eigenen Daten ein, dieser besitzt auch die Entscheidungsgewalt über diverse Prozesse und Funktionen, die datenbezogen erfolgen können. Durch die Entscheidung für eine Funktionsübertragung ändert sich auch im puncto Datenschutz einiges für beide beteiligten Seiten, eine angemessen formulierter Vertrag stellt die Rechte und Pflichten im Sinne des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sicher. Für eine sachgerechte, vertragliche Ausformulierung ist ein fachkundiger Datenschutzbeauftragter unverzichtbar.

Im Gegensatz zur Auftragsdatenverarbeitung wird eine Funktionsübertragung wie eine "normale" Übermittlung personenbezogener Daten bewertet, die nach § 4 Abs. 1 BDSG einer gesetzlichen Erlaubnisnorm oder einer Einwilligung des Betroffenen bedarf.

 

Was die Funktionsübertragung von der Auftragsdatenverarbeitung abgrenzt

Auch bei einer Funktionsübertragung findet die Bereitstellung von firmeninternen Daten an einen externen Dienstleister statt, die Befugnisse im Umgang mit diesen Daten sind jedoch deutlich weiter gefasst als bei einer einfachen Auftragsdatenverarbeitung. Unabhängig vom Auftraggeber und dessen Weisungen erhält der externe Dienstleister das Recht, eigenmächtig wirtschaftlich zu handeln und hierfür die übertragenen Daten einzusetzen. Verbleiben bei einer Auftragsdatenverarbeitung die Verantwortung für den Umgang mit sämtlichen Daten sowie für den Datenschutz beim Auftraggeber, ist bei einer Funktionsübertragung der externe Dienstleister zur Rechenschaft zu ziehen. Ihm obliegt somit die Sicherstellung sämtlicher Rechte, die den Betroffenen nach dem BDSG zugesichert sind, bei Verstößen hat der Dienstleister und nicht der Auftraggeber mit Bußgeldern bis in den hohen fünfstelligen Bereich zu rechnen.

 

Weitere Kennzeichen einer Funktionsübertragung

Im Rahmen der Funktionsübertagung werden dem externen Dienstleister die Nutzungsrechte für sämtliche Daten übertragen, diese können so z.B. für eigene Interessen des Dienstleisters zum Einsatz kommen. Das bereitstellende Unternehmen kann daher nicht über den Umgang bestimmen, was auch Bereiche wie die ergänzende Datenerhebung sowie die eigenständige Bereitstellung erweiterter Daten an andere Dienstleister umfasst. Für die Vollständigkeit und Richtigkeit der Daten ist die bereitstellende Seite nach Unterzeichnung einer Funktionsübertragung nicht mehr verantwortlich, auch hier hat sich die externe Seite rechtlich zu verantworten. Eine Funktionsübertragung liegt auch dann vor, wenn die verarbeitende Stelle bzgl. der Daten eigene Entscheidungsbefugnisse hat oder wenn Auskünfte selbständig nach außen kommuniziert werden.

 

Typische Beispiele für eine Funktionsübertragung

Etabliert ist die Funktionsübertragung in allen Bereichen des Marketing, für die sich Unternehmen speziell auf den Datenerwerb potenzieller Kunden spezialisiert haben. Diese stellen eine Vielzahl von Datensätzen anderen Wirtschaftsunternehmen für individuelle Zwecke der Marktforschung, Kundenbefragung etc. zur Verfügung, ein eigenes, wirtschaftliches Interesse an den Kunden hinter den Datensätzen besteht in diesem Fall nicht. Zudem erfolgt die Funktionsübertragung bei verschiedenen Dienstleistern, die zur Ausübung ihrer Tätigkeiten auf umfassende Daten einer Person angewiesen sind. Dies gilt beispielsweise für das medizinische Umfeld bei der Übermittlung von Patientendaten an Spezialkliniken oder Fachärzte.

 

Rechtliche Konsequenzen einer Funktionsübertragung

Durch die Funktionsübertragung ist ausschließlich die aufgabenübernehmende Stelle für die Einhaltung der im BDSG formulierten Gesetze über den Datenschutz der betroffenen Personen verantwortlich. Da bei jeder Funktionsübertragung somit auch eine Übertragung erheblicher, rechtlicher Pflichten mit einhergeht, ist eine Übermittlungsbefugnis in schriftlicher Form zwischen beiden Seiten aufzusetzen. Auch die explizite Zustimmung der Betroffenen zur Übermittlung der Daten muss vorliegen, bzw. die Möglichkeit bestanden haben, dass diese von seinem Widerspruchsrecht vor der Übermittlung Gebrauch machen.

 

Mit einem Datenschutzbeauftragten die Funktionsübertragung sicher gestalten

Gerade Unternehmen, die von der Übernahme von Daten profitieren und hierbei umfassende, rechtliche Verpflichtungen zu erfüllen haben, fürchten juristische Konsequenzen und Bußgelder bei einer unsachgemäßen Übernahme und Nutzung von Daten. Gelöst wird dieses Problem über individuelle und den eigenen Bedürfnissen entsprechenden Verträgen zwischen beiden beteiligten Seiten, die wir als fachkundige Datenschutzbeauftragte gerne für Sie aufsetzen. Durch unsere Hilfe entgehen Sie nicht nur klassischen Fallen in der vertraglichen Formulierung, sondern können grundlegend ermitteln, ob im konkreten Fall eine Funktionsübertragung oder eine Auftragsdatenverarbeitung vorliegt.